Победить хаос в голове можно, если подобрать удобный сервис для систематизации и планирования. Я сама пользуюсь тремя, не считая обычных облачных хранилищ: Trello, Evernote и Google Календарь.
В этом посте расскажу подробно про первый, потому что он для меня основной — здесь идет все планирование и хранение львиной доли информации. Без него я как без рук (пост не рекламный). 🙂
Trello — облачный мультиплатформенный сервис (можно пользоваться одновременно на смартфоне и компьютере). Его главная фишка — простая и удобная визуальная структура, которая напоминает доску, где развешаны листочки с записями. И точно так же, как на реальной магнитной или пробковой доске вы бы перетаскивали свои записки из одного угла в другой, вы можете делать это в Trello, только еще проще.
Здесь можно создавать доски (это первый уровень структуры хранения информации) — до десяти в рамках бесплатной версии. Внутри досок информация хранится в карточках, которые группируются в списки. Списков на доске и карточек в списке может быть неограниченное количество.
В карточке можно:
— сохранить текст
— добавить вложение (прикрепить файл)
— выбрать цветовую метку
— назначить дату (и настроить напоминание)
— создать чек-лист
— сделать обложку
Вложения-картинки, как и обложки, видны сразу, когда вы открываете доску.
А кроме того, в Trello возможна совместная работа. Вы можете пригласить других людей как на отдельную карточку, так и на всю доску. Все изменения с карточками, выполненные разными участниками, отображаются в списке действий. Там же можно писать комментарии, которые будут видны всем участникам карточки.
Я пользовалась этими функциями, когда была постоянным внештатным автором одного глянцевого журнала, где в рубрике «Дом» выходили мои статьи с подборками идей по организации пространства. Редакция журнала использовала Trello для планирования новых выпусков и общения с авторами, это было удобно.
Ну а сама я использую Trello для многих задач: планирование личных и рабочих дел, хранение идей, ссылок и самой разной информации.
Основная доска, которой я пользуюсь ежедневно, называется «Неделя». Здесь есть списки задач для каждого дня недели плюс список «Сделано» — сюда я перетаскиваю карточки выполненных задач (это мне нужно для личного дневника и анализа).
Мне нравится, что карточки и списки задач на досках Trello легко переносить туда-сюда — в другой список, на другую доску. Внутри доски это делается одним движением пальца.
Например списки «Понедельник», «Вторник» и т.д. я каждый день перетаскиваю — вчерашний день отправляется в конец доски, чтобы первым всегда стоял список сегодняшнего дня. Это позволяет в любой момент видеть картину предстоящих дней, не создавая миллион списков. А если мне нужно записать задачу, до которой еще больше недели, то я проставляю в карточке дату и сохраняю в списке соответствующего дня недели, без цветовых меток.
Цветовые метки на этой доске показывают, к какой сфере жизни относится та или иная задача: семья, работа, отдых, дом и т.д. Это облегчает поиск и восприятие в целом.
Еще на доске «Неделя» есть два постоянных списка:
— «Отдаленные сроки» — здесь сохраняю задачи на следующие месяцы и даже годы (когда наступает нужный месяц, перетаскиваю задачу в список соответствующего дня недели);
— «Несрочные дела» — здесь храню карточки маловажных задач, у которых нет конкретных сроков. Например «Библиотечные книги» — в ней записываю, когда что взяли и какие книги я еще планирую брать позже.
В списке отдаленных сроков у меня предстоящие задачи по здоровью и некоторые другие, которые повторяются раз в год/полгода (например перевернуть матрас) или разовые, которые нужно будет сделать в определенный месяц (например отправить посылку подруге).
Этот список здорово помогает не забывать, когда пора записываться на очередной профилактический осмотр, регулярные анализы или ревакцинацию.
Все остальные мои доски в Trello — уже для систематизации и хранения информации. Они разделены по сферам жизни:
— «Работа» (+ отдельная доска «Контент-план»),
— «Здоровье и красота»,
— «Дом и сад» (что куда хочу купить или сделать)
— «Семья»,
— «Развитие» (тут списки курсов, которые хочу пройти, домашние задания с пройденных курсов, разные письменные практики — и тут же в карточках я выполняю те, которые не ежедневные, а разовые),
— «Отдых»,
— «Еда» (это доска для составления меню недели, здесь же сохраняю рецепты).
