Организовать удобное хранение документов и прочих бумаг легче всего, на мой взгляд. Начните с них, если еще только думаете об организации пространства в своем доме.
Самых важных документов, как правило, не очень много:
- паспорта
- свидетельства (о рождении, о заключении брака и т.д.)
- медицинский полис, СНИЛС, ИНН
- дипломы и сертификаты об образовании
- трудовой договор
- договор покупки квартиры/дома/участка
- кредитные договоры
Все это можно сложить в одну папку. Пусть у каждого члена семьи будет такая папка со всеми основными документами. Удобно использовать прозрачные папки, чтобы с первого взгляда понимать, чьи документы в ней лежат. Или можно маркировать, подписать непрозрачные.
Сгруппируйте эти папки в одном лотке для документов, который стоит в легкодоступном (но только для взрослых, конечно, а не для детей) месте. Чтобы в случае чего — пожар, к примеру — у вас было больше шансов успеть вынести их из дома. В этом плане, кстати, удобнее всего специальный портфель для документов, такие продаются в магазинах канцтоваров. Он хорош тем, что его можно схватить и унести в одной руке, в отличие от лотка.
И независимо от места хранения оригиналов ваших самых важных документов, лучше иметь их сканы (или фото), которые будут лежать в облаке. Это пригодится и в случае серьезной беды вроде пожара, и если у вас в путешествии украдут сумку с документами, и во многих других ситуациях.
Документы второй степени важности:
- договоры на обслуживание и аренду
- письма из инстанций
- медицинские документы: снимки, результаты анализов, назначения и т. п.
Их можно также разложить по ячейкам папки-портфеля, убрать в одну файловую папку или просто вставить в отдельные файлы и тонкие папки и собрать в одном лотке для документов.
Вертикальные лотки гораздо удобнее, чем горизонтальные, и занимают меньше места. Скорее всего вам для всех документов, первой и второй степени важности, хватит и одного лотка. Но даже если нет, двух уж точно будет достаточно.
Кстати существуют специальные облачные сервисы для хранения медицинской информации. Это особенно удобно для тех, кто ходит к врачам разных специальностей в разные клиники, а объем медицинских бумаг уже накопился такой, что носить их все с собой каждый раз слишком тяжело.
Документы третьей степени важности:
- счета и квитанции
- чеки
- учебные материалы
Я бы рекомендовала для счетов организовать лоток или держатель на видном месте, в зоне планирования (позже расскажу о ней подробнее), после оплаты их можно выбрасывать.
А квитанции (если вы оплачиваете не через Интернет и у вас нет возможности подтвердить оплату в случае необходимости выпиской из истории платежей) стоит хранить в отдельной папке. Если их немного — одна-две в месяц, то достаточно одной простой тонкой папки и соединять квитанции одного назначения скрепкой. А если больше — заведите файловую папку и складывайте по тематике: электричество, газ, телефон, кабельное ТВ и т. д.
Чеки из магазинов, если вы их храните для подсчета расходов или для возврата товара в случае брака, достаточно складывать в шкатулку или корзинку, или небольшую коробку с крышкой, например, из-под детской обуви. И заведите привычку опустошать ее раз в неделю или месяц.
Отдельно стоит хранить чеки за технику и прочие товары, к которым выдаются гарантийные талоны. Достаточно завести для этих бумаг одну тонкую папку. Хранить инструкции, на мой взгляд, нет смысла, потому что их, как правило, легко найти в Интернете. Раз в год перебирайте гарантийные талоны и выбрасывайте те, по которым срок уже вышел. Хранить их можно там же, где вы собрали документы второй степени важности.
Учебные материалы — конспекты, раздаточные материалы с курсов — удобно хранить в файловых папках. Если у вас конспекты с курсов занимают лишь по нескольку листов в разных тетрадях, лучше вырвите эти листы и скрепите их степлером. Остаток вы сможете использовать для другого курса.
Как правило, все действительно нужные документы (когда все неактуальное вовремя выбрасывается) занимают два-три офисных лотка, которые могут стоять на рабочем столе. Если же у вас еще много рабочих бумаг, можно выделить полку, которая будет занята лотками (в этом случае лотки лучше промаркировать), или, например, завести тумбу для документов с системой разделителей.
Для бумаг, которые нужны временно или должны быть всегда под рукой (газеты и журналы, ваши блокноты и ежедневники и т. д.) удобно завести на рабочем столе специальную подставку с разделителями.
Это отрывок из моей книги «Как сделать дома удобно».
В ней — целых 14 глав в разделе «Организация хранения» и другие разделы: про расхламление, организацию бытовых рутин, минимализм в быту и др. И 250+ иллюстраций к способам хранения вещей.
Мою книгу можно купить в бумаге на Озоне (печать по требованию) или в электронном виде на Ридеро, Литресе и все прочих площадках электронных книг.
